Aankoopproces vereenvoudigen als overheid? Zo verbeterde Enabel de samenwerking met leveranciers

Veel overheden en publieke organisaties willen hun aankoopproces vereenvoudigen en toegankelijker maken voor kmo’s. Maar in de praktijk botsen ze op juridische complexiteit, onduidelijke communicatie en een moeizame relatie met leveranciers.

Dat was ook het geval bij Enabel, het Belgisch ontwikkelingsagentschap, actief in meer dan 20 landen.

Hun vraag was helder: “We willen onze aankoopprocessen eenvoudiger maken en tegelijk de relatie met onze leveranciers versterken.”

Welke uitdagingen ervaren aankoopdiensten vandaag?

Veel aankoopteams doen hun uiterste best om juridisch correct te werken. De regels zijn uitdagend, de tijdsdruk immens. Maar wat vaak ontbreekt, is het perspectief van de leverancier:

• Hoe komt informatie over?

• Begrijpen ondernemers wat er van hen verwacht wordt?

• Waarom haken kmo’s soms af?

Enabel wilde hun processen onder de loep nemen om net daar vooruitgang te boeken en schakelde MINRO LEGAL in als extern juridisch-strategisch klankbord.

Hoe we het aankoopproces van Enabel vereenvoudigden

Als adviseur werkte ik op drie niveaus:

• Audit van hun aankoopprocessen: waar liep het vast, welke drempels ervaarden leveranciers?

• Advies rond communicatie: hoe kunnen we informatie helder, transparant én juridisch correct maken?

• Optimalisatie van de leveranciersgids: begrijpelijk, uitnodigend en afgestemd op verschillende profielen, inclusief internationale partners.

Altijd met één doel: juridische zekerheid combineren met toegankelijkheid vooral voor kleinere spelers of internationale kmo’s.

Resultaten: meer vertrouwen en betere toegang voor kmo’s

Enabel merkte snel positieve effecten van de samenwerking:

✔️ Meer zekerheid en vertrouwen in hun interne processen

✔️ Een sterker inzicht in de denk- en werkwijze van leveranciers

✔️ Een duidelijkere, professionelere én menselijkere communicatie

✔️ En vooral: toegankelijkere aanbestedingen voor kleinere spelers

“Je kan je in de standpunten van leveranciers inleven én tegelijk in de rol van een aanbestedende overheid plaatsen.

Je aanpak helpt ons écht om te verbeteren met concrete tips en duidelijke adviezen.

We kijken uit naar een verdere samenwerking.” - Inge van Enabel

Wat andere overheden hieruit kunnen leren

Deze samenwerking toont aan dat kleine, doordachte verbeteringen grote impact kunnen hebben:

• Door je aankoopproces kritisch te laten doorlichten

• Door helder en empathisch te communiceren met leveranciers

• En door een externe blik te gebruiken die zowel juridisch als strategisch denkt

Bij MINRO LEGAL helpen we overheden die stap te zetten.

Met audits, opleidingen, communicatieoptimalisatie én flexibele juridische ondersteuning via het Legal Credit-systeem.

Wil je weten hoe dit er voor jouw organisatie kan uitzien?

Stuur een mail naar yasmine@minro-legal.be of plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek.