Beperkte overheidsopdrachten kunnen worden gesloten via aanvaarde factuur. Zonder veel formaliteiten. Ik krijg regelmatig de vraag: "Hoe kan je een opdracht plaatsen met aanvaarde factuur?" Ik geef daarom hieronder nog eens een korte reminder.
Want ja, er is ook plaats voor flexibiliteit in de regelgeving overheidsopdrachten!
Ook wanneer je als overheid voor beperkte bedragen inkoopt, moet je de regelgeving rond overheidsopdrachten respecteren.
Beperkte opdrachten zijn overheidsopdrachten waarvan de waarde geschat wordt op minder dan 30.000 euro exclusief BTW en kunnen worden gesloten via de procedure van aanvaarde factuur.
Voor beperkte opdrachten gelden minder strikte vormvereisten. Maar je moet als overheid bij de gunning van zo’n beperkte opdrachten ook de basisprincipes van gelijkheid, niet-discriminatie, transparantie, proportionaliteit en mededinging respecteren. Uiteraard geldt wel een soepeler aankoopproces en moet de opdracht niet gepubliceerd worden via het e-procurement platform.
Zo volstaat het voor het sluiten van opdrachten tot 30.000 euro exclusief BTW dat je de voorwaarden van verschillende ondernemers consulteert, voor zover dit mogelijk is. Hierbij is het niet verplicht om offertes op te vragen.
Het zou dus kunnen dat je je beperkt tot het bekijken van een online prijslijst en vervolgens een bestelling plaatst bij de meest geschikte ondernemer. Indien je verschillende websites raadpleegt, kan je dus een "fictieve" bestelling plaatsen en zo te weten komen wat het aankoopbedrag zou zijn. Je kan dan een print screen nemen van de afrekenpagina. Het bewijs van dergelijke raadpleging wordt immers best bewaard voor het geval er latere discussies/audits komen. Dat is de reden waarom er in veel gevallen toch een eenvoudige prijsvraag wordt gesteld aan ondernemers. Overheden sturen dan meestal een eenvoudige e-mail met de vraag een prijs of offerte in te dienen.
Er kan ook een beperkt bestek toegevoegd worden, of een begeleidende nota die meer uitleg verschaft over de opdracht. Het KB Uitvoering is niet van toepassing op beperkte opdrachten, maar kan wel (deels) van toepassing worden verklaard. Of er kunnen andere voorwaarden of eisen worden opgelegd.
Het is vaak een moeilijk evenwicht: de balans vinden tussen genoeg flexibiliteit en noodzakelijk of nuttig formalisme.
Hoewel er geen verplichting is tot het opstellen van een gunningsbeslissing, is het aangewezen om ook voor opdrachten van beperkte waarde een gemotiveerde beslissing op te stellen. Dergelijke beslissing moet gebaseerd zijn op relevante en afdoende redenen en moet formeel gemotiveerd zijn zoals opgelegd in de wet m.b.t. de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen.
De factuur geldt als bewijs dat de opdracht is gesloten. En opgelet, want die factuur moet sinds maart 2024 elektronisch verstuurd worden voor opdrachten vanaf 3.000 euro.
Download hieronder het gratis stappenplan!
Comments