Hoe kies je de juiste aanbestedingsprocedure? (voor overheden)

Een praktische gids voor aankoopdiensten die eenvoud en impact willen combineren.

De keuze van de juiste aanbestedingsprocedure bepaalt hoe vlot (of stroef) een aankooptraject verloopt. Toch is dit vaak het punt waar het fout loopt. Niet uit slechte wil, maar door gewoonte, tijdsdruk of misverstanden over de regels.

Een plaatsingsprocedure is meer dan een juridisch kader: het is een strategische keuze die bepaalt hoeveel ruimte, concurrentie en draagvlak je creëert. Want een overheidsopdracht, en de plaatsingsprocedure (aanbesteding) zorgen mee voor de realisatie van je project. Het is geen doel op zich.

Waarom de juiste keuze cruciaal is

Een verkeerde procedure kan leiden tot:

• klachten of beroepen bij de Raad van State,

• vertragingen in de uitvoering,

• of onnodig complexe dossiers die kmo’s afschrikken.

  
  

Een juiste keuze daarentegen:

• versnelt de gunningsfase

• vergroot de concurrentie

• en zorgt voor meer draagvlak intern én bij leveranciers.

Begin bij het begin: de voorbereidingsfase

Een goed aankoopproces start niet met de keuze van de procedure, maar met voorbereiding.

In de voorbereidende fase bepaal je:

• de behoefte: wat wil je écht aankopen?

• de doelstelling: is het innovatie, continuïteit, duurzaamheid of prijsoptimalisatie?

• en de marktsituatie: wie kan dit leveren, en hoe rijp is de markt?

Hoe beter deze analyse, hoe duidelijker de keuze voor de juiste procedure.

Marktconsultatie

Steeds meer besturen ontdekken het voordeel van een vrijblijvende marktconsultatie voor de opmaak van het bestek.

Het is de ideale manier om:

• zicht te krijgen op de haalbaarheid van de behoefte,

• input te krijgen over nieuwe oplossingen of technologieën,

• en je raming realistischer te maken.

• 
  

Een marktconsultatie is niet alleen toegestaan, maar wordt zelfs aangemoedigd zolang ze transparant gebeurt.

Een korte marktverkenning voorkomt vaak maanden vertraging achteraf.

Drie vragen die je helpen om de juiste plaatsingsprocedure te kiezen

1. Wat is de raming van de opdracht?

De geraamde waarde bepaalt welke drempel van toepassing is en dus welke procedure verplicht is.

Tot 30.000 euro (exclusief btw) - raming - kan je een opdracht plaatsen via aanvaarde factuur.

Tot 143.000 euro (exclusief btw) - gegund bedrag - kan je een opdracht plaatsen via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB)

Tot 750.000 euro (exclusief btw) - raming - kan een opdracht voor werken geplaatst worden via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

Er zijn dus heel wat mogelijkheden om niet onmiddellijk een openbare of niet-openbare procedure te moeten kiezen. Let op, er zijn uiteraard ook uitzonderingsvoorwaarden of andere aandachtspunten. Informeer je en laat je tijdig adviseren om de juiste keuze te kunnen maken, afgestemd op jouw noden en project.

2. Wat is de aard van de opdracht?

Levering, dienst of werk? Sommige categorieën (zoals sociale diensten) bieden meer flexibiliteit via een meer flexibele procedure.

3. Wat is het risico of de complexiteit?

Wanneer inhoudelijke afstemming met de markt belangrijk is, is een procedure met onderhandeling of dialoog vaak waardevoller dan puur formele stappen.

Tips vanuit de praktijk

Maak je interne processen transparant en niet te moeilijk.

Een beperkte opdracht (waarvoor een aanvaarde factuur kan) hoeft niet altijd gepaard te gaan met een uitgebreid bestek, integendeel.

Bezint eer ge begint

Een meer complexe opdracht is dan weer gebaat bij een zorgvuldig opgesteld bijzonder bestek. Bij elke overheidsopdracht en aanbesteding geldt: voorbereiding is cruciaal en je keuzes - ook de keuze welke plaatsingsprocedure gevolgd wordt - moet afgestemd zijn op je behoefte, de markt en het project.

KMO-vriendelijk aanbesteden begint bij de juiste mindset

Beschouw de leveranciers als partners om je project te realiseren, en ga met die bril op je procedure lezen en je keuzes beoordelen.

Naar strategisch en kmo-vriendelijk aanbesteden

Een doordachte voorbereiding, een korte marktconsultatie en de juiste procedurekeuze vormen samen het fundament van een efficiënt aankoopproces.

Ze zorgen voor minder fouten, meer concurrentie en betere samenwerking met leveranciers.

“Kiezen voor eenvoud is niet kiezen tegen regels, maar voor effectiviteit.”

Wil je weten hoe je aankoopproces strategischer kan worden, van voorbereiding tot gunning? Boek een opleiding of audit rond kmo-vriendelijk aanbesteden.