Een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB) is een plaatsingsprocedure waarbij er geen voorafgaande bekendmaking van de opdracht is.
Met andere woorden: deze procedures zie je als ondernemer niet verschijnen op het e-procurement platform. Enkel indien je gevraagd wordt om offerte in te dienen, weet je dat de opdracht geplaatst wordt. In de praktijk wordt er meestal bij drie ondernemers offerte opgevraagd.
Wanneer wordt deze procedure gebruikt?
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking is een uitzonderingsprocedure en kan enkel gebruikt worden in uitzonderlijke gevallen:
De goed te keuren uitgave is minder dan 143.000 euro (excl. BTW)
Er is sprake van dwingende spoed - die niet te wijten is aan de aanbestedende overheid zelf - die het gevolg is van onvoorzienbare omstandigheden
Er zijn geen of geen geschikte aanvragen tot deelneming of offertes ingediend bij een openbare of niet-openbare procedure (in dat geval mogen de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd)
De opdracht kan slechts door één opdrachtnemer worden uitgevoerd - uniek kunstwerk - technische redenen - exclusieve rechten (intellectueel eigendomsrecht)
In geval van een herhalingsopdracht voor werken of diensten, die bestaat uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten, mits dit vermeld werd in de oorspronkelijke bekendmaking en de herhalingen gebeuren binnen een periode van drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht.
In geval van een aankoop tegen bijzonder gunstige voorwaarden (bv. faillissement)
Indien het gaat om een opdracht voor leveringen die betrekking heeft op onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling, of die rechtstreeks op een grondstoffenmarkt wordt aangekocht, of die bestemd is voor de gedeeltelijke vernieuwing of uitbreiding van bestaande leveringen of installaties.
Indien het gaat om een opdracht voor diensten die volgt op een prijsvraag en die moet worden gegund aan de winnaar of aan een van de winnaars van de prijsvraag, mits de prijsvraag werd bekendgemaakt en de gunningscriteria niet werden gewijzigd.
Enkele aandachtspunten
Geen verplichting tot onderhandelingen (tenzij anders vermeld in bestek)
Spontane offertes worden in principe niet aanvaard
Gelijkheid moet altijd gegarandeerd zijn: zelfde info & tijd voor alle ondernemers.
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan flexibel zijn, maar daarom is dit nog niet altijd het geval. Lees goed wat er in de opdrachtdocumenten staat.
Hoe verloopt de procedure?
De aanbestedende overheid bepaalt zelf welke ondernemers zij aanschrijven om een offerte in te dienen. Belangrijk dus als ondernemer om zichtbaar én vindbaar te zijn. Zorg ervoor dat je digitaal visitekaartje op e-procurement is ingevuld en zichtbaar voor de aanbesteders.
De procedure verloopt volledig via e-procurement (nee, dus niet gewoon een e-mail sturen!). De uitnodiging om offerte in te dienen is een automatische e-mail vanuit het e-procurement platform met de link naar het online dossier.
Offertes worden ingediend via het e-procurement platform
Er kan gegund worden op basis van de eerste offerte of er kunnen (gefaseerde) onderhandelingen volgen.
De aanbesteder gunt de opdracht aan de inschrijver die de beste prijs-kwaliteitsverhouding biedt, op basis van de gunningscriteria die in de opdrachtdocumenten zijn vastgelegd.
De inschrijvers worden op de hoogte gebracht van de gunningsbeslissing en krijgen de nodige informatie.
Wil je meer informatie of heb je hulp nodig bij het indienen van jouw offerte?
Mail naar info@minro-legal.be
Comentarios