In de wereld van overheidsopdrachten is transparantie en duidelijke communicatie van cruciaal belang. Dit bleek onlangs opnieuw uit een zaak die ik behandelde waarin een gemeente een ontwerpopdracht voor een nieuw schoolgebouw toekende aan een architectenbureau. Een niet-gekozen inschrijver uitte (terecht) zijn ongenoegen over de gunning en de beoordeling van zijn offerte. Dit dossier biedt waardevolle lessen voor ondernemers die betrokken zijn bij overheidsopdrachten. Deze tips deel ik daarom graag met jou.
Begrijp de regels en verplichtingen
Wanneer een overheidsopdracht wordt gegund, is het van essentieel belang dat de motivering van de gunningsbeslissing helder en volledig is. De regels vereisen dat niet-gekozen inschrijvers inzicht krijgen in de redenen waarom hun offerte niet is geselecteerd. Dat is ook logisch: zo weet je of de keuze terecht is en of je al dan niet moet reageren op de beslissing. Dit betekent echter niet dat de winnende offerte zelf moet worden overgemaakt. De geheimhouding van de ingediende offertes is immers verplicht om de economische belangen van de inschrijvers te beschermen.
Tip voor ondernemers:
Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de wettelijke vereisten en procedures rondom overheidsopdrachten. Dit helpt om je verwachtingen te managen en om goed voorbereid te zijn op eventuele feedback of geschillen. Geef in communicatie met de aanbestedende overheid ook altijd expliciet aan wanneer het gaat om vertrouwelijke stukken.
Reageer onderbouwd
In dit geval was de kritiek van de niet-gekozen inschrijver niet geheel onterecht. De motivering van de gunningsbeslissing was op bepaalde punten niet duidelijk genoeg. Hoewel de beoordelingen op zichzelf niet flagrant onwettig waren, was de onderbouwing niet altijd even transparant. Zo was bijvoorbeeld niet duidelijk waarom bepaalde onderdelen van de offerte zwaarder wogen dan andere.
Tip voor ondernemers:
Als je kritiek hebt op een gunningsbeslissing, zorg dan dat je deze goed onderbouwt. Leg duidelijk uit waarom je vindt dat de beoordeling niet eerlijk is geweest en vraag om een nadere toelichting.
Proactieve communicatie
Hoewel de opdrachtgever in dit geval niet verplicht was om de winnende offerte te verstrekken, zou een proactieve houding en een gesprek met de niet-gekozen inschrijver veel onduidelijkheden kunnen wegnemen. Een beter opgesteld gunningsverslag was uiteraard stap één. Maar bijkomend had men de beoordeling en de onderliggende redenen kunnen bespreken. Een feedback-gesprek leidt vaak tot een beter begrip en kan verdere juridische stappen mogelijk voorkomen.
Tip voor ondernemers:
Overweeg om in gesprek te gaan met de opdrachtgever als je vragen of bezwaren hebt. Dit kan veel misverstanden uit de weg ruimen en leidt vaak tot een constructieve oplossing.
Transparantie en communicatie zijn en blijven dus de sleutelwoorden bij overheidsopdrachten. Door helder te communiceren kunnen veel discussies en rechtszaken worden voorkomen. Als ondernemer is het belangrijk om de procedures goed te begrijpen en gepast en tijdig te reageren op beslissingen van de aanbestedende overheid. Dit leidt niet alleen tot betere relaties met hen, maar ook tot succesvollere deelname aan toekomstige aanbestedingen.
Blijf op de hoogte van je rechten en plichten, en aarzel niet om vragen te stellen of (opbouwend) kritiek te uiten als dat nodig is. Uiteindelijk draagt dit bij aan een eerlijk en transparant aanbestedingsproces.
Hulp nodig bij het opstellen van je bezwaar? Ik help je graag verder.
Mail naar info@minro-legal.be
Comments