De wetgeving inzake overheidsopdrachten versoepelt stilaan. Er is meer aandacht voor de bekommernissen van ondernemers, men wil de toegang voor KMO’s tot overheidsopdrachten dan ook vergemakkelijken. Maar wetgeving uitvaardigen is één ding. Het omzetten in een praktisch haalbaar aankoopbeleid is iets anders. Hoe zorgt jouw organisatie ervoor dat KMO's toegang hebben tot jouw overheidsopdrachten?
De meest gehoorde bekommernissen die ik van klanten hoor zijn :
Ik wil wel werken voor de overheid, maar ik weet niet hoe ik bij hen terecht kom.
Er zijn te veel krappe timings.
Een offerte indienen betekent veel papierwerk en administratieve verplichtingen.
De opdrachtdocumenten zijn onduidelijk en bevatten onhaalbare aansprakelijkheids- en/of verzekeringsvoorwaarden.
Tijdens de uitvoering van een opdracht duikt er altijd van alles onverwachts op.
Laat ons vandaag eens inzoomen op elke vraag, of beter gezegd op de antwoorden…
Hoe kan jouw organisatie een verschil maken en écht zorgen voor KMO-vriendelijke overheidsopdrachten?
Communiceer over je aanbestedingen
Informeer je de (lokale) ondernemers over jouw aankoopbeleid? Of post je gewoon alles op e-procurement zonder verdere toelichting? Het kan nuttig zijn om op je website algemene informatie te plaatsen rond de aanbestedingen die jouw organisatie organiseert. Ook een kort overzicht over bv. hoe je een offerte moet indienen, kan handig zijn voor een (startende) ondernemer. Een goed voorbeeld hiervan is de website van de gemeente Overijse of stad Sint-Niklaas.
Het e-procurement platform is zoals je weet recent vernieuwd. Al eens nagedacht om de (lokale) ondernemers te informeren hieromtrent? Zo voorkom je dat ondernemers door een gebrek aan kennis geen of een gebrekkige offerte indienen.
Kortom: informeer ondernemers, zo weten zij ook hoe zij bij jouw organisatie terecht kan en op welke manier ze zaken met jou kunnen doen. Win-win want zo krijg meer en betere offertes binnen.
2. Voorzie een realistische indieningstermijn
Ondernemers hebben het druk-druk-druk. Opdrachtdocumenten en bestekken van 50 pagina’s lezen vol juridisch taalgebruik is een hoge inspanning.
Doe zelf maar eens de test: hoeveel pagina’s moet je door ploeteren vooraleer je weet wat er precies verwacht wordt van de ondernemer en de opdracht? En, is het dan ook écht duidelijk?
Timings die worden opgelegd, bv. de indieningstermijn die de ondernemer krijgt om een offerte in te dienen, moeten realistisch zijn. Oké, er zijn minimumtermijn opgelegd in de wetgeving, maar is de termijn die je hebt bepaald écht voldoende om een correcte en kwalitatieve offerte in te dienen?
3. Beperk de administratieve mallemolen
Als aanbesteder moet je een aantal zaken checken om te bepalen of je kan (en wil) samenwerken met een ondernemer. Maar bedenk ook telkens of het wel echt nodig en nuttig is om bepaalde documenten op te vragen. Een plan van aanpak is bovendien echt geen passepartout die in voor elke opdracht relevant is. En vraag niet elk certificaat of document op, ga na wat je zelf kan opvragen en wat de ondernemer zelf moet bijbrengen. Zo bespaar je hem administratieve lasten die niet nodig zijn en kan hij zich focussen op de kwaliteit van zijn offerte.
4. Optimaliseer je opdrachtdocumenten
Aansprakelijkheid en verzekeringen. Een hot topic in overheidsopdrachtenland. En tout court eigenlijk bij elke contractonderhandeling. Omwille van het belang van de continuïteit van de dienstverlening van de overheid, voorziet de regelgeving overheidsopdrachten standaard in een onbeperkte aansprakelijkheid. Ik weet het: menig ondernemer krijgt een lichte paniekaanval wanneer hij/zij dit nu leest. De overheid kan evenwel afwijken van deze “standaard-regeling” en een soepeler aansprakelijkheidsregime opnemen in haar opdrachtdocumenten. In bepaalde opdrachten is het bv. nodig dat de dienstverlener samenwerkt met de overheid, in één team, en dan zal het maar logisch zijn dat de dienstverlener niet alle aansprakelijkheid op zich moet nemen. Ook bv. bij beperktere opdrachten is het aan te raden om het strenge aansprakelijkheidsregime te beoordelen in functie van de complexiteit en risico’s van de opdracht? Een onbeperkte aansprakelijkheid vertaalt zich immers meestal in een ingecalculeerd risico beheer dat bijkomende kosten veroorzaakt.
Wil jij ook inzetten op en kmo-vriendelijk beleid? Hulp nodig bij het optimaliseren van jouw aankoopbeleid, documenten en procedures?
Mail naar info@minro-legal.be en ontdek hou we jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Comentarios