Je krijgt als ondernemer een verzoek tot prijsverantwoording. Waarop moet je letten?
Bij het onderzoek van de ingediende offertes zal de aanbestedende overheid ook een prijs- en kostenonderzoek voeren.
Hierbij analyseert zij o.a. de offerteprijs en de eenheidsprijzen. In het geval de aanbestedende overheid meent dat er abnormale prijzen vastgesteld kunnen worden in een offerte, zal zij de betrokken ondernemer hierover ondervragen en een prijsverantwoording opvragen. Dit geldt zowel voor schijnbaar abnormaal hoge, maar ook voor schijnbaar abnormale lage prijzen. De aanbestedende overheid vraagt dan een verantwoording van die prijzen op, dewelke moet worden bezorgd binnen de 12 dagen.
Waarop moet je dan letten als ondernemer?
Met andere woorden: “wat is een goede prijsverantwoording?”
Een goede prijsverantwoording is er één die concreet én onderbouwd is. De bewijslast ligt daarbij bij de inschrijver. Dat heeft de Raad van State in een recent arrest van begin dit jaar nogmaals bevestigd (RvS nr. 258.445 van 15 januari 2024).
In die zaak moest een advocaat (want ja, ook advocaten moeten hun prijzen verantwoorden) zijn schijnbaar abnormaal lage tarieven verantwoorden. De advocaat in kwestie had voor zijn junior en senior medewerkers hetzelfde (lage) uurtarief opgegeven in zijn offerte. De prijsverantwoording die hij indiende bleek echter niet afdoende te zijn en de offerte werd als substantieel onregelmatig beschouwd. De advocaat had in zijn prijsverantwoording onvoldoende concrete elementen aangehaald en zich beperkt tot vage stellingen.
Wat kunnen we leren uit deze zaak?
Een goede prijsverantwoording is er één waarmee jij aantoont, op grond van objectieve en concrete elementen die met jou en/of je bedrijf of de opdracht verband houden en die alleen voor jou gelden, dat de prijzen waarvoor verantwoording werd gevraagd, niet abnormaal zijn. Vage verwijzingen helpen je hier niet mee.
De wetgeving somt enkele elementen op waarnaar verwezen kan worden in een prijsverantwoording. Maar wanneer je (één van) deze inroept, moet je natuurlijk telkens de koppeling maken naar de concrete opdracht of elementen die alleen voor jou van toepassing zijn:
1. de doelmatigheid van het bouwproces, van het productieproces van de producten of van de dienstverlening. Enkel stellen dat je je prijsverantwoording steunt op “de doelmatigheid van je dienstverlening” is dus niet voldoende! Je moet concreet aantonen wat het verband is met de prijs(verantwoording) en het onderscheidend karakter van deze elementen aannemelijk maken, specifiek in het licht van de betrokken opdracht.
2. de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren bij de uitvoering van de werken, de levering van de producten of het verlenen van de diensten. Ook dit moet je concreet aantonen, specifiek voor jouw situatie en de opdracht.
bv. (werken) Je verantwoordt een nul-prijs of een hele lage prijs door te verwijzen naar uitzonderlijk gunstige omstandigheden want je rekent geen kosten aan voor het afvoeren van de grond omdat je deze grond kan hergebruiken voor een ander project.
bv. (leveringen)Jouw magazijnen liggen dichter bij de werfzone dus je rekent geen extra uren aan voor de verplaatsing en levering.
bv. (diensten) Je gebruikt software dat je zelf ontwikkelt hebt en dus lagere kosten voor aanrekent. Of je zet vooral hoogopgeleide profielen in op een opdracht, wat een schijnbaar abnormaal hoge prijs kan verantwoorden.
3. de originaliteit van de door de inschrijver aangeboden werken, producten of diensten;
4. de eventuele ontvangst van rechtmatig toegekende overheidssteun door de inschrijver.
Schrijf dus niet gewoon “Wij hanteren een winstmarge van 5% bovenop de prijs van onze onderaannemer.”
Verwijs ook niet naar “onze berekening en inschatting”, of bv. “de doelmatigheid van je dienstverlening” zonder deze verder te verduidelijken, te concretiseren en te becijferen.
Verwijs dus naar:
concrete cijfers en hun onderbouwing
je gekozen oplossingen
uitzonderlijke gunstige omstandigheden die enkel voor jou gelden
Een goede prijsverantwoording geeft namelijk inzicht in de samenstelling van de eenheidsprijzen (prijsopbouw) en/of de totaalprijs concreet opgemaakt voor deze opdracht, zodat de aanbestedende overheid kan nagaan of de kosten redelijk zijn ingeschat.
Vragen hierover? mail naar info@minro-legal.be
Comments