Overheidsopdrachten en aanbestedingen zijn slechts een middel. Een middel om projecten te realiseren en groei te bevorderen.
Klakkeloos de wetgeving toepassen zonder aandacht voor processen, best practices en communicatie? Sorry, maar dat is gewoon dom.
Tijdens een audit van aankoopprocessen komen vaak verborgen problemen aan het licht die de efficiëntie van de aankoopprocessen en de naleving van wet- en regelgeving verhinderen.
Hier zijn enkele van de meest voorkomende issues:
Gebrek aan documentatie
Vaak ontbreekt gedetailleerde documentatie, zoals procesbeschrijvingen en taakomschrijvingen. Ook wordt lang niet elke stap gedocumenteerd. Offertes ontbreken, opdrachtdocumenten worden niet systematisch bijgehouden. Dit werkt niet efficiënt en stelt de organisatie bloot aan juridische risico's. Stel je voor dat een aanbesteding wordt betwist en je kans als overheid bij een controle geen duidelijk overzicht geven van de onderliggende offertes en beslissingen die tot de gunning hebben geleid. Dit kan niet alleen leiden tot boetes, maar ook tot verlies van vertrouwen bij stakeholders.
Onvoldoende interne communicatie
Slechte communicatie tussen afdelingen leidt tot misverstanden en vertragingen. Dit kan resulteren in het niet naleven van vastgestelde procedures, vertraging, ergernis en juridische complicaties. Bijvoorbeeld, de inkoopafdeling is niet op de hoogte van de veranderde specificaties van de technische afdeling, wat leidt tot de aanschaf van ongeschikte materialen. Of, de IT of facility afdeling is niet op de hoogte van nieuwe projecten en heeft geen implementatie tijd kunnen voorzien. Dit soort misverstanden kunnen kostbare vertragingen veroorzaken en zelfs resulteren in discussies en juridische geschillen met leveranciers.
Warrige workflow
Inefficiënte processen en workflows kunnen de doorlooptijd van het aankoopproces vertragen. Dit resulteert onvermijdelijk in de twee punten hierboven (gebrek aan documentatie + onvoldoende interne communicatie) wat opnieuw resulteert in onnodige kosten en frustratie. Denk aan een goedkeuringsproces dat meerdere handtekeningen vereist van verschillende afdelingen, wat weken kan duren en tot stagnatie leidt in plaats van een snelle doorlooptijd.
Hoe kun je deze problemen nu vermijden?
Regelmatige audits en reviews uitvoeren
Voer regelmatig audits en reviews uit om ervoor te zorgen dat alles up-to-date is. Door periodiek de processen te evalueren, kunnen zwakke punten vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt. Bijvoorbeeld, een kwartaalreview van de documentatiestroom kan helpen om ontbrekende documenten snel op te sporen en aan te vullen. Is je organisatie toe aan een snelle, maar grondige audit? Dan heb je wellicht baat bij een audit aankoopprocessen.
Stimuleer open communicatie en samenwerking
Stimuleer open communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Regelmatige cross-functionele vergaderingen en een duidelijk communicatieplan kunnen helpen om misverstanden te voorkomen. Bijvoorbeeld, een wekelijkse updatevergadering tussen de inkoop- en technische afdeling kan ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de laatste veranderingen en vereisten.
Beschrijf, evalueer en optimaliseer
Schrijf processen duidelijk uit, evalueer ze regelmatig en optimaliseer workflows. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je een geautomatiseerd systeem implementeert voor goedkeuringen, zodat processen sneller en met minder kans op fouten verlopen. Een helder, gedocumenteerd proces helpt iedereen om hun rol en verantwoordelijkheden te begrijpen, wat de efficiëntie verhoogt en de kans op fouten vermindert.
Procesoptimalisatie is geen overbodige luxe, maar een noodzakelijke stap om ervoor te zorgen dat jouw organisatie niet alleen de regels volgt, maar ook efficiënt en effectief functioneert. Voorkom energielekken en fouten en check regelmatig je processen.
Even sparren over de uitdagingen binnen jouw organisatie?
Comments